Los beneficios de una PMO eficiente en la empresa

(Hace casi un mes, en el Postgrado en Gestión de Proyectos TIC que codirijo, junto con Manel Taboada, en las Escuelas Universitarias Gimbernat (www.eug.es) y coorganizado con con el Centro de Innovación en Productividad (www.centroproductividad.es), llevamos a cabo la conferencia ‘Los beneficios de una PMO eficiente en la empresa’ a cargo de Alfonso Ramos, de Seidor Estrategias.

Acabo de darme cuenta de que publiqué el post correspondiente en el blog del postgrado (www.gestionproyectostic.com) pero no en este.

Así que aprovecho para hacerlo)

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Este lunes, 14 de junio, hemos tenido ocasión de contar con la presentación de Alfonso Ramos, Director de Seidor Estrategias, una de las empresas del Consejo Empresarial de nuestro Postgrado en Dirección de Proyectos TIC, con la charla “Beneficios derivados de una PMO – Oficina de proyectos”.

La conferencia se ha estructurado en tres partes

Primera parte ¿Por qué fracasan los proyectos?

la primera puntualización del ponente giró alrededor de los cuatro aspectos esenciales a la hora de definir si un proyecto es un fracaso:

• Calidad: El nivel de calidad de los entregables no es el deseado
• Alcance: No alcanzamos las expectativas
• Plazos: Se desvía más de un 50% del tiempo previsto
• Coste: Se desvía más de un 30% de los costes previstos

De esta manera podríamos definir el éxito de un proyecto como la “Entrega a tiempo, con la calidad concertada, bajo presupuesto y con un valor de negocio”

A partir de diferentes datos de encuestas y análisis de proyectos, a nivel internacional, Alfonso nos mostró como los indicadores de éxito de los proyectos ha ido aumentando desde mediados de los 90 hasta finales de los 2000,

Y remarcó cómo el factor humano influye en el éxito de un proyecto:

• Gestión de proyectos deficiente
• Falta de soporte ejecutivo
• Falta de definición del proyecto
• Tecnologías nuevas o poco probadas
• Falta de compromiso de los subministradores
• …

Y ante esta problemática, planteaba cómo podemos evitar estos fracasos

• “Creer en los milagros”
• Utilizar metodologías (PMBOK, PRINCE2, Lean Project Management, EFQM,…)
• Aplicar metodologías de Gestión del Cambio, como por ejemplo Kotter
• …

Segunda parte: El despliegue de los proyectos

Alfonso remarcó los dos posibles orígenes de los proyectos en las organizaciones:

• El despliegue de la estrategia de la compañía (ejecutar las decisiones estratégicas)
• Una forma de realizar operaciones (hacer cosas y justificar), en el día a día, juntamente con la gestión de procesos o la improvisación

En este punto, Alfonso nos introdujo el ciclo del despliegue estratégico en una compañía:

• Desarrollar la estrategia
• Definir las medidas y objetivos
• Desplegar la estrategia
• Implementar y monitorizar
• Controlar y aprender (REDER): Resultados, Enfoque, Despliegue, Evaluación y Revisión

El ponente puso el énfasis en la necesidad de identificar, claramente, y caracterizar los ‘stakeholders’ de un proyecto y la elaboración del plan de gestión de la comunicación del mismo.

Tercer parte: La oficina de proyectos

“La oficina es la unidad organizativa de carácter permanente que nos proporciona una cartera de servicios de apoyo a los equipos de proyectos responsables de su gestión e implementación”, remarcaba el ponente.

Y a continuación, respondió a la pregunta ¿por qué una oficina de proyectos?

• Crecimiento del interés por los proyectos
• Para sacar más fruto de la gestión por proyectos
• Profesionalizar esta gestión internamente
• Incrementar la cultura de gestión por proyectos

Finalmente corroboró, con un dato significativo, que no és fácil mantener una oficina de proyectos: “… hasta un 75% de las que se crean se cierran en unos tres años al no desmostrar ningún valor añadido a la organización”.

“Los objetivos  de una PMO se pueden agrupar en tres grandes líneas”, comentaba el conferenciante:

• Reducción de riesgos
• Mejora de productividad
• Alineación estratégica

Finalmente enumeró las responsabilidades de una PMO y la importancia de determinar, con compromisos, el alcance, la autoridad y responsabilidad de una oficina de proyectos.

Y nos presentó una propuesta de como crear una oficina de proyectos con las máximas garantías de éxito de la misma.

Lo cierto es que esta charla ha sido muy interesante, tanto por lo que nos aportó el conferenciante como además por el repaso de unos conceptos (definición de estrategia, gestión de la cartera de proyectos,…) que habíamos visto al inicio del postgrado, unos cuantos meses atrás.