Sobre els ERPs

Coincidint que aquests dies estem treballant el tema dels ERPs (Enterprise Resource Planning o Sistemes de Gestió Integrals), a l’assignatura OII (Organitzacions Intensives en Informació), a la UOC (Estudis de Documentació), permeteu-me que comparteixi amb els lectors d’aquest blog un breu resum sobre aquestes eines.

Un sistema ERP és una aplicació informàtica que gestiona i integra tota la informació de les diferents unitats de negoci de l’empresa, i facilita la gestió global i la presa de decisions.

Avui, els sistemes ERP són la base de gairebé totes les empreses grans i mitjanes-grans del món. Es configuren com una eina de gestió i donen un gran avantatge competitiu a les organitzacions.

Un sistema ERP és el conjunt d’activitats suportades per un programari multimodular, que ajuda els fabricants i altres tipus de negocis a gestionar les parts importants de la seva empresa, incloent la planificació de la producció, l’aprovisionament de material, la gestió d’inventari, la gestió de comandes, etc. També inclouen mòduls per a la gestió financera i els recursos humans.

Això vol dir que, en comptes d’utilitzar bases de dades departamentals independents per guardar informació, com ara registres de treballadors, dades de clients, ordres de compra i l’inventari, tothom a l’organització treballa amb la mateixa base de dades.

Aquest fet permet als treballadors de diferents departaments poder accedir a la mateixa informació.

Un sistema ERP integra tota la informació de l’empresa que es fa servir per a diferents funcions i departaments en un mateix sistema informàtic.

La unificació que porta implícita un sistema ERP pot portar beneficis significatius:

• Un accés més complet a la informació.
• Més rapidesa i eficiència.
• Disminució dels errors.

I al millorar l’accés a la informació, els treballadors i els directius tenen un millor coneixement del que està passant a l’empresa, fet que contribueix a una presa de millors decisions de negoci.

Un sistema ERP estar format per un conjunt bàsic de mòduls.

Com a mínim ha d’oferir solucions de gestió de la producció, financeres, de compres, vendes i logística i satisfer totes les necessitats de les empreses en aquests aspectes.
A més dels mòduls esmentats, en pot contenir d’altres, com poden ser els de gestió de recursos humans i gestió de projectes. De fet, en aquest moment les solucions que hi ha al mercat de sistemes ERP incorporen cada cop més funcions per l’automatització de la força de vendes, intel•ligència de negoci (Business Intelligence), gestió de relacions amb clients (CRM)5 i optimització de la cadena de subministrament (SCM).

Malgrat que els sistemes CRM i l’SCM s’acostumen a considerar aplicacions a banda, donada la seva potència i abast necessiten un sistema ERP per poder conviure i com a font d’informació.

Així doncs, el sistema ERP constitueix el «cor» del sistema d’informació d’una empresa, atès que incorpora aspectes clau com ara la gestió de la producció, la facturació i la comptabilitat.

Al voltant del sistema ERP, s’hi incorporen altres mòduls que poden ser del mateix proveïdor o bé fets a mida.
Aquests mòduls donen suport a la cadena de subministrament (SCM), a la gestió de clients (CRM), a projectes de negoci electrònic (e-business) i a eines per a la gestió d’informes, explotació de dades i quadres de comandament (Business Intelligence).

Una de les primeres decisions que cal prendre en el moment de triar un sistema d’informació que integri tots els departaments i les funcions d’una empresa és l’elecció entre un paquet estàndard dissenyat per ser més adaptable a l’entorn i amb un preu i temps d’implantació menors, o bé un desenvolupament a mida que s’ajusti als requisits específics de l’organització.

Un sistema estàndard ERP aprofita el coneixement adquirit al llarg dels anys en planificació de recursos empresarials per tal d’aportar les bones pràctiques en les empreses que l’implanten.

Un dels aspectes que cal tenir en compte a l’hora de triar un ERP és el tipus d’indústria on s’ha d’implementar, ja que existeixen funcionalitats específiques per cada tipus de negoci.