La implantació i posta en marxa d’un ERP

En un anterior post en el blog, feia una introducció al món dels ERPs.

Aprofitant una altra intervenció meva a l’assignatura d’OII, de la UOC, permeteu-me que comparteixi, amb un esperit didàctic, diferents aspectes relacionats amb la posta en marxa d’un ERP en una organització.

A l’hora d’implantar (que malament, sona, oi?) un ERP, cal considerar les següents fases:

• Definició del projecte.
  Implantar un ERP no consisteix només a automatitzar una sèrie de tasques i integrar totes les bases de dades en una de sola.
  Si l’empresa es limita a això, es pot trobar que ha automatitzat una sèrie de processos que no aporten cap valor, i la millora de la productivitat serà inapreciable.
  S’ha de començar per concretar l’equip de persones que tindran la responsabilitat de gestionar la implantació, amb una assignació de recursos suficients i amb un calendari d’execució definit.
  A continuació, s’iniciarà el que potser és la tasca més important de totes, que és la descripció de la situació actual de l’organització i, en especial, de les àrees en les quals s’han identificat oportunitats de millores o canvis que es volen aconseguir amb el nou sistema.
  Cal fer una anàlisi conceptual de com quedarà l’organització després de la implantació, i especificar-hi les noves tasques, les funcionalitats, els processos i les responsabilitats.
  Això implica definir, racionalitzar i simplificar els circuits actuals i futurs, per poder fer-ne l’automatització en un pas posterior.
• Selecció de l’ERP
  La selecció d’un sistema ERP s’ha de fer amb molta cura. L’anàlisi conceptual, feta en la fase de definició del projecte, serà la base sobre la qual es compararan els diferents ERP i es farà la tria final.
• Selecció de contracte.
  La majoria de contractes d’adaptació del sistema ERP o contractes d’integració es redacten sota la fórmula de contracte de prestació de serveis quan el que realment haurien de demanar les empreses és un contracte d’obra, o contracte de producte acabat.
  Això passa per què normalment se signa el contracte abans d’haver desenvolupat una fase completa de requeriments funcionals on l’empresa ha de deixar per escrit què és el que demana pel que fa al projecte d’implantació.
  Aquests contractes de prestació de serveis s’orienten més a una prestació de serveis per un temps pactat que no pas a un resultat, que és el que realment vol l’empresari quan fa una inversió d’aquest estil.
• Implantació
  El procés d’implantació comença per l’anàlisi dels components que cal instal•lar en una primera fase, partint dels mòduls base, per després anar perfilant les adaptacions necessàries d’acord amb els requeriments prèviament acordats.
  Paral•lelament, es formarà l’equip informàtic sobre el nou entorn i l’administració del nou sistema.
  Mentre s’implanten la resta de components, es contrasta la feina ja realitzada amb les funcionalitats acordades i les expectatives generades.
  Aquesta avaluació l’han de portar a terme usuaris clau de cada àrea afectada, capacitats per prendre decisions.
  Un cop implantats tots els components, el que es té és el prototipus amb la personalització feta especialment per a aquesta empresa, amb les seves dades, i preparat per fer simulacions de funcionament i una primera validació.
  Del resultat d’aquesta validació s’obtindrà la llista d’ajustaments que cal fer al sistema.
  Quan ja es té l’aplicació funcionant en un entorn de proves sense problemes, arriba el moment de fer les proves finals.
  En aquestes proves es posen en marxa tots els sistemes de manera definitiva i es treballa amb dades reals.
• Sempre és recomanable (tot i que no sempre és factible) fer un paral•lel amb el sistema antic per veure possibles desviacions i corregir-les al més aviat possible.
  Passat un temps prudencial, s’ha de decidir d’abandonar definitivament l’antic sistema i passar el nou ERP a l’entorn real.