Getting Things Done! (Màxima productivitat personal sense estrés)

En un post anterior en aquest bloc (http://ramoncosta.blogspot.com/2009/02/video-instructiu-sobre-gtd-del-propi.html), proposava la visualització d’un vídeo del David Allen, autor del mètode GTD (Getting Things Done).

Cal dir que en el seu moment, em vaig llegir el llibre corresponent (al castellà el podeu trobar amb el títol ‘Organízate con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés’) de l’editorial Piatkus (2005).

Ara fa unes setmanes, cercant mes informació sobre el  tema per Internet, vaig tenir ocasió d’accedir a un breu document, de resum del llibre, elaborat per SmartBook, on, en 3-4 pàgines, hi podeu tenir les principals idees.

És clar que al resumir 267 pàgines d’un llibre en 4, es perd molta informació. Lògic i obvi. Però molt sovint, aquests recursos de ‘resums de llibres’ et permeten fer-te una idea sobre el mateix.

A la xarxa podeu trobar diferents webs especialitzades en proporcionar resums de llibre, com per exemple www.resumido.com.

L’objectiu del per què del mètode és clar: “… la capacitat de la nostra ment disminueix quan la sobrecarreguem de treball i aquesta disminució suposa una menor productivitat, tant en la vida personal com professional…”

Per tant, “… hem de  ser capaços de buidar la nostra ment d’elements superflus i aplicar-la en assumptes que realment exigeixen tota la nostra atenció i energia…”

Què fàcil que és dir-ho, oi?

Simplement, es tracta de què siguem capaços d’organitzar-nos amb eficàcia; d’aconseguir que les coses que poden ser controlades-arxivades fora de la nostra ment, ho estiguin; de no haver-nos de preocupar de coses que hem de fer mentre en fem una altra;…

Hem de dominar el flux de treball i per això, l’autor ens proposa 5 estadis:

• Recopilar la informació, dades, documents utilitzant safates, carpetes, blocs,… elements tant físics com virtuals)
• Processar la informació fent (si es pot fer en 2 minuts, llavors cal fer-la immediatament), delegant (si fer-la ens suposarà mes de 2 minuts, preguntem-nos si som la persona adequada per a fer-la) o postergant (diferint) la tasca o acció si som els adequats per fer-la i ens ocuparà mes de 2 minuts dur-la a terme.
• Organitzar-ho tot amb calendaris, llistes de properes accions, llistes de pendents, arxius de plans i materials,…
• Revisar, periòdicament, per poder tenir una visió general de com flueix el treball. Allò d’aturar-se i veure si fem el que toca.
• Fer/Actuar seguint uns criteris de context (lloc específic des d’on s’ha de fer), temps disponible, energia disponible (algunes accions demanden energia mental creativa i fresca) i prioritat, sabent decidir que és el mes important.

El mètode es basa en 3 principis fonamentals:

• “La recopilació permet buidar la ment del que és superflu i concentrar-se en el que és important”
• “Cal tenir sempre clar quin serà el proper pas”
• “És necessari focalitzar-se en els resultats i realitzar activitats de seguiment”

I voldria destacar una idea, que tot i que molt òbvia, sovint no tenim present: “… sempre hi ha mes informació de la que podem gestionar… quan un no té claredat respecte de què està fent o cap a on està anant, qualsevol informació és massa, per què no sap què fer-ne amb ella…”

I per acabar, set accions concretes que es deriven de l’aplicació del mètode i per on podem començar a aplicar-lo:

1. Hem de revisar tots els correus de la nostra safata d’entrada i resoldre immediatament aquells que ens suposin 2 minuts de feina. Sobre el tema del correu electrònic en podríem parlar molt mes (aplicar regles automàtiques, bones pràctiques en el seu ús,…)
2. Posem notes, targetes, rebuts i altres papers en una safata per a poder-los processar. Res pitjor que prendre notes en fulls sols (post-its) que finalment perdrem. Jo vaig sempre amb un bloc de notes petit.
3. Hem de processar els apunts, prendre decisions i incorporar temes d’acció i projectes.
4. Apuntem/posem en el calendari/agenda tot allò que hem de fer. No cal que ho tinguem al cap ‘ocupant espai’ que requerim per a d’altres temes.
5. Examinem les llistes d’acció i marquem les que ja hem completat. Les famoses llistes de tasques.
6. Repassem, periòdicament, les llistes d’esperes.
7. Revisem llistats d’algun dia/potser i convertim-los en projectes i/o esborrem aquells temes que ja no ens interessen.