“L’èxit d’una reunió depèn molt de l’espai on es desenvolupa”.
Aquesta era l’afirmació que iniciava un interessant article aparegut en el suplement “El cèntim” del passat diumenge del diari “Avui” (http://www.avui.cat/).
I certament és així.
El disseny, el mobiliari o el color de l’espai són aspectes que influeixen en la bona marxa d’una reunió, poden fer que aquesta sigui mes efectiva, millorant-ne la productivitat.
De fet, l’autor de l’article dóna una dada que ens hauria de fer reflexionar, “l’empresa pot arribar a ser un 20% més productiva si fa una bona gestió de l’àrea de treball i la tecnologia emprada a les reunions”.
I és que no oblidem que els directius poden passar bona part del seu temps, entre el 50% i el 75%, en reunions (veure post publicat al bloc del Centre d’Innovació en Productivitat), amb el seu equip de treball, amb clients, col·laboradors, proveïdors,…
Es a dir, una reunió implica molta gent i molt de temps invertit.
Cal considerar l’espai on es treballa com una eina per a fomentar la productivitat, però també la flexibilitat.Cal que les nostres empreses tinguin espais adequats per mantenir-hi reunions de treball, doncs són les àrees que ajuden a transmetre els valors i la filosofia de l’organització quan s’utilitzen per treballar i també per rebre la visita de clients.
Una altra dada interessant:
“Un 8,2% és l’espai que les empreses nacionals i estrangeres destinen a sales de reunions. Els espais comuns, en general, ocupen el 3,1% de la superfície total”
També m’ha semblat interessant de compartir un ‘nous termes’ apareguts al respecte:
- “Phone booth”. Espais de dimensions reduïdes tancats o oberts, a mode de cabina. Permeten mantenir converses privades i confidencials, i poden ser utilitzats com a llocs de màxima concentració.
- “Informal meeting areas”. Es disseny d’aquestes zones és semblant a moltes llars. Permeten dur a terme reunions relaxades en un ambient distès i més informal que en sales de reunions habituals.
- “War rooms”. Zones d’intercanvi d’idees, estances de treball en una oficina oberta, sense barreres, que disposen de pissarres, projector, vídeo, àudio conferència i connexió Wi-Fi.
- Zones “Touch Down”. Espais repartits en planta concebuts com a punt de trobada per a un espai curt de temps. Permeten dur a terme trobades informals i la comunicació puntual amb equips de treball.
I només per acabar, permeteu-me que enumeri les diferències entre les “oficines tradicionals” i les “modernes”.
- Oficines tradicionals. L’espai està organitzat d’acord amb jerarquies i és habitual que les persones treballin individualment i en despatxos tancats. El treballador s’adapta als espais disponibles, que solen ser rígids i difícils de canviar. Acostuma a treballar en el mateix espai i se sent ‘propietari’ de la zona que ocupa.
- Oficines modernes. Són habituals els espais que motiven la interrelació entre els membres de l’equip. L’espai està dissenyat entorn de processos i funcions; s’adapta a cada treballador i a cada moment. Prevalen les àrees obertes i compartides. El mobiliari busca la màxima versatilitat per adaptar-se a les necessitats dels usuaris.
