La Direcció de Projectes i la premsa (exercici)

Sovint, a classe, ja sigui a la Universitat o en accions de formació continuada per empreses, en l’àmbit de la Direcció de Projectes, la primera activitat o exercici que fem és definir què és un projectes i fer una enumeració de diferents exemples de projectes.

Avui llegint la premsa, en concret “El Periòdico” se m’ha ocorregut fer un exercici que voldria compartir a través d’aquest weblog: veure articles i temes en què apareixia el terme “projecte”.

Ha estat una lectura ràpida, només dels títols, i en diagonal, però instructiu:
- Projecte de la llei de memòria històrica del Parlament espanyol (política)
- Els projectes de les obres de la Diagonal (urbanisme)
- “El Garraf projecta un carril bici que uneixi els 6 municipis (obra pública)
- Dos projectes urbanístics a Collblanc, Barcelona (urbanisme)
- “El Director de Projectes orbitals de la NASA” – missió espacial del ‘Discovery’

Ara bé, si féssim, però, una lectura mes “detallada”, identificant ‘projectes’ ens trobaríem amb tots els següents:
- L’organització de la trobada del G8
- Les campanyes electorals dels partits
- L’organització de tres nous certàmens des de Fira de Barcelona
- La manifestació dels treballadors de Braun a Madrid
- La vaga dels maquinistes de Renfe
- La compra de Cooperativa Comarcal Avícola per part de la Cooperativa Guissona
- La reforma del torn d’ofici (advocats) per part de la Generalitat de Catalunya
- El desallotjament de 1.500 persones per un incendi a Cadis
- El disseny del pla de lluita de la Generalitat contra el fracàs a secundària
- La missió espacial del ‘Discovery’
- Diferents exposicions i actuacions culturals
- L’obertura d’una nova escola a Canet el 2007
- La construcció de la bassa del Segarra-Garrigues
- La instal·lació d’una oficina turística a Montferrer i Castellbó
- L’organització del Tour
- Els mundials d’hoquei patins
- ...

I tot això fent una ullada ràpida.

Un cop mes, aquest exercici ens serveix com a eina didàctica per a reivindicar l’important paper de la figura del Director de Projectes, encara que el puguem anomenar Comissari Cultura, Cap d’Obra, Arquitecte, Enginyer,...

Estem parlant d’unes competències “transversals” a la majoria de titulacions i oficis.

Ara bé, quan considerarem la “Direcció de Projectes” com una professió en si mateix?

Learning by Feeling. Forum Joves Emprenedors

Ara fa justament un any que vaig decidir posar en marxa el meu weblog, e[k]ips.net, al voltant de la Direcció de Projectes i Equips de Treball.

I va ser impulsat per una reflexió de ja feia temps, però amb l’espurna del post “Fórum de Joves Emprenedors” de la Jove Cambra Internacional de Catalunya (http://www.jovescambres.org) i el meu primer article va girar al voltant del Fórum.

Ara fa una setmana vam finalitzar la vuitena edició del Fórum, aquest any organitzat per la Jove Cambra Internacional de Vilafranca del Penedès(http://www.jcivilafranca.org) , i dut a terme en un paratge immillorable, a Castellet i la Gornal.

I he volgut “commemorar” l’aniversari amb un article sobre el Fórum.
Bé, mes que sobre el Fórum, sobre les seves conseqüències.

El tercer dia del Fórum, a l’Àgora, vaig comentar que dues claus de l’èxit d’aquesta acadèmia de formació són que “no es pot repetir” i “les vivències que t’emportes”.

I és aquesta darrera el que demostra el fet diferencia del Fórum respecte altres accions de formació que es puguin dur a terme.

Els participants s’emporten una vivència, tres dies compartits amb els companys, els formadors, l’organització.
Tres dies intensos d’activitat, de poc dormir, d’aprenentatge, de compartir experiències,..., en definitiva uns records.

Aquesta és la formació que sempre m’ha agradat impartir. El “learning by feeling” que en dic jo.
Segurament és un terme que no existeix, però ja m’enteneu, oi?

I què vam fer al Fórum?

No us ho puc explicar.S’ha de viure i sentir (“Feel”).

L'enunciat de l'abast del projecte

La definició i posterior planificació d'un projecte parteix sempre d'un abast, la definició del que es persegueix i la feina que s'ha de fer.

En alguna reflexió anterior en el weblog, havia comentat un instrument de treball necessari, el Work Breakdown Structure (WBS).

Ara bé, previ a definir/construir aquest WBS, caldria redactar-definir l'enunciat de l'abast del projecte, és a dir, els objectius que han de complir-se.

En aquest punt cal documentar les característiques i els límits del projecte, els seus productes i serveis relacionats i els mètodes d'acceptació i control de l'abast.

Per tant, ha d'incloure:

• Objectius del projecte i del producte
• Requisits i característiques del producte o servei
• Criteris d'acceptació del producte
• Límits del projecte
• Requisits i productes entregables del projecte
• Restriccions del projecte
• Assumpcions del projecte
• Organització inicial del projecte
• Riscs inicials definits
• Fites del cronograma
• Primera versió del WBS
• Estimació de costos d'ordre de magnitud
• Requisits de gestió de la configuració del projecte
• Requisits d'aprovació

L'enunciat de l'abast del projecte es desenvolupa a partir de la informació subministrada pel client o patrocinador del projecte. I és l'equip de direcció del projecte el responsable de refinar aquesta informació per obtenir aquest document.

Quantes vegades comencem a planificar un projecte sense tenir clar quin és l'enunciat del seu abast?

Programes, portfoli de projectes i la seva gestió

Sovint, durant l’execució i gestió de projectes a les organitzacions, es sol parlar, també de subprojectes (terme de fàcil comprensió, oi?) i de programes o gestió del portfoli de projectes.

Repassem, breument, en aquesta nota, què entenem per aquests dos conceptes.

Un programa és un grup de projectes relacionats, la direcció dels quals es realitza de manera coordinada per obtenir beneficis i un control que no s’obtindrien si fossin dirigits de manera individual.

Els programes, a mes, poden incloure elements de treball relacionats que estan fora de l’abast dels projectes individuals.

També poden implicar una sèrie de tasques cícliques o repetitives, com per exemple, programes anuals.

Finalment, cal remarcar que a diferència de la direcció de projectes, la direcció de programes és la direcció centralitzada i coordinada d’un grup de projectes per aconseguir els objectius i beneficis estratègics del programa.

D’altra banda, el portfoli de projectes és un conjunt de projectes o programes i altres treballs, que s’agrupen per a facilitar la gestió efectiva d’aquest treball, per tal d’acomplir els objectius estratègics de negoci.

Els projectes o programes del portfoli no necessiten estar directament relacionats o per contra, ser independents. Dependrà de cada cas.

Les organitzacions gestionen els seus portfolis sobre la base de fites concretes, per tal de maximitzar el valor del portfoli avaluant amb cura els projectes i programes candidats a formar part del portfoli, això com l’exclusió d’altres.

Habitualment, els gerents i equips de direcció assumeixen la responsabilitat de la gestió del portfoli per a una organització.

I tornem al tema de sempre. La gestió de projectes va mes enllà d'alguns departament, com I+D, Enginyeria, Informàtica,... És un tema transversal a tota l'organització.