La estructura organizativa

Al igual que el conocimiento de los implicados (stakeholders) en un proyecto, entender la estructura de la organización en la que se desarrolla el proyecto es fundamental para establecer mecanismos que impidan el bloqueo de éste o, si no esto, saber al menos cuándo el proyecto está abocado al fracaso.

Existen estructuras organizativas que facilitan el trabajo por proyectos, mientras que otras lo ponen algo más difícil.

En términos generales, se distinguen "tres tipos de estructura" de las organizaciones:

• Funcionales.
• Matriciales.
• Orientadas a proyectos.

Las sorganizaciones funcionale se estructuran por especialidades.

Ejemplos de departamentos funcionales son: producción, I+D, finanzas, marketing, recursos humanos,...

Las organizaciones matriciales se estructuran de forma que cada unidad organizativa tiene dos puntos de dependencia: el funcional y el geográfico.
Este tipo de estructura facilita que el director del proyecto y los directores funcionales implicados tengan responsabilidades en la asignación de prioridades y en la dirección del trabajo de los individuos asignados al proyecto.
Las matriciales, a su vez, pueden ir desde las que tienen una estructura matricial débil, cercana a la estructura de las funcionales, hasta la que tiene una estructura matricial fuerte, cercana a la orientada a proyectos. Estas últimas desarrollan unos mecanismos de gestión que facilitan el desarrollo del proyecto.

Las estructuras de las organizaciones orientadas a proyectos se reflejan en sus sistemas de gestión, como, por ejemplo, los de financiación, diseñados específicamente para contabilizar, controlar e informar de varios proyectos a la vez.
En algunos casos, la ausencia de sistemas orientados a la gestión de proyectos dificulta esta actividad.

Un recurso para las organizaciones que no llevan una gestión por proyectos es dotar a algún departamento o subunidad de sistemas de control de proyectos, también conocidos como "oficinas de proyectos".

Todos los modelos tienen sus ventajas e inconvenientes a la hora de gestionar y dirigir proyectos.

Un ejemplo de problema que plantea la organización funcional es la poca agilidad en la coordinación de las distintas actividades. El proyecto se divide en fases que se asignan a los departamentos especializados que las puedan llevar a cabo. Cuando surge un problema que pertenece a otro departamento, primero hay que informar al jefe del departamento que está llevando a cabo la actividad, éste tendrá que ponerse en contacto con el jefe del departamento que puede solucionar el problema y después habrá que solucionarlo.

El director del proyecto debe ser consciente de las implicaciones que tienen sobre éste los sistemas de organización.

Entre otras cosas, ha de vigilar para que el proyecto reciba la atención necesaria. Si un director funcional es recompensado por adjudicar parte del tiempo de su personal al proyecto, el director de éste tendrá que comprobar que el personal es el adecuado para el proyecto y que responde correctamente.