Tu y yo somos cuatro

Estos días he tenido ocasión de leer, por razones profesionales, un libro que lleva por título "Tú y yo somos cuatro", escrito por Joan Elias (www.joanelias.com), y que versa sobre la comunicación y las relaciones interpersonales.

Me ha parecido un interesante libro, de los llamados de "autoayuda", los cuales a través de una historia o metáfora, insisten en obviedades que a menudo olvidamos y que es bueno que alguien nos refresque.

"Padre e hija han quedado para cenar después de dos años sin verse. Phil es un exitoso profesional pero un desastre en todas sus relaciones. Helen, su hija, encontrará la oportunidad para entregarle un libro.
Su lectura y una posterior conversación cambiarán la vida de Phil y la de los demás."

Cómo dice su autor, Joan Elias, "este es un libro de comunicación para la vida cotidiana", que ayuda a comprender el complejo proceso de la comunicación humana.

No quiero desvelar ningún secreto de los que Joan nos transmite en el libro, pero sí que quería reproduciros dos notas de la introducción del libro:

• Ya no es suficiente con dominar la comunicación en la empresa. Ahora, la comunicación es necesaria para vivir en la ciudad y compartir una casa. Ya no se trata de persuadir, sino de convencer; el objetivo no es estimular, enamorar o contentar sino mejorar nuestro conocimiento mutuo por medio de la comunicación.
• Así es la comunicación. Parece fácil pero siempre acaba complicando la vida cotidiana. El ser huano, superdotado de palabras y gestos para comunicarse con los demás, cuenta por miles sus fracasos diarios para hacerse comprender con su pareja y sus hijos, los compañeros de oficina y sus vecinos.

Os recomiendo su lectura.

Repito: A veces es bueno que alguien nos recuerde "obviedades" y nos ayude a reflexionar.

Eines col·laboratives per a la Gestió de Projectes

Quan es fa referència als àmbits de gestió d'un projecte (seguint les indicacions del PMI) s'enumeren els següents: Abast, Temps, Costos, Equip, Comunicació, Riscs, Tercers, Qualitat i Integració.

Centrem-nos en un d'ells, la comunicació, és a dir, la planificació, gestió i seguiment de totes les accions de "comunicació" del nostre projecte: què hem de comunicar, a qui, quan i com?

Aquest és un aspecte molt important.

No oblidem que bona part de les raons de fracàs en els projectes és degut a una manca de la direcció de l'equip de treball i les dificultats en la comunicació i coordinació amb els stakeholders.

I aquí és on els Sistemes d'Informació també tenen un paper clau, oferint eines i funcionalitats de suport a la col·laboració de tots els implicats del projecte, facilitant l'accés a la informació i documentació vinculada al projecte i a les seves tasques, donant eines de generació d'informes i llistats,..., i sobretot, espais virtuals que permetin el treball conjunt de persones separades físicament.

Ara fa uns dies vaig conéixer una d'aquestes eines, desenvolupada per Plastia (www.plastia.com), i utilitzada a ASCAMM Centre Tecnològic (www.ascamm.com) com a suport en la gestió de projectes interns, però sobretot, internacionals, amb la participació de múltiples empreses de diferents països.

Aquesta eina és el PROCEMM: http://www.plastia.com/products/collaboration/index_html

Segur que no és la única, per suposat.
Però us asseguro que aquesta funciona.

L'equip de pirates i el projecte

Ara fa dos articles, feia referència al llibre “50 claves para la Dirección de Proyectos”, en el primer d’una sèrie de notes i reflexions al voltant d’aquest llibre.

En aquest segon escrit faré un repàs a les claus que Tom Peters proposa al voltant de la gestió de l’equip de treball i la relació amb els stakeholders (els implicats en el projecte):

• 12.- Entusiastes apassionats. L’objectiu és aconseguir que els Clients del nostre Projecte Sorprenent siguin, com a mínim, Entusiastes Apassionats.
• 13.- Pirates- a-l’alta-mar. No aconseguirem fer una incursió contra el status quo si no podem convéncer als nostre companys de vaixell pirata (usuaris, proveïdors i col·laboradors).
• 16.- Pensi en l’arc de Sant Martí. Com mes divers sigui l’equip, mes sorprenent serà el resultat final.
• 20.- Cerqui, i conrei, la companyia d’uns pocs conspiradors/aliats. Un projecte sorprenent necessita des del principi aliats entusiastes.
• Vinculi almenys a un usuari en la conspiració. Pensi en els usuaris des del principi. L’opinió del client és trascendental des del principi. Recluti el seu primer usuari-pirata. És a dir, un entusiasta de veritat.
• 26.- L’últim val tant com el primer. Si el recolzen, són amics. A mesura que avanci el projecte, necessitarà un grup major.
• 27.- No s’oblidi mai dels amics. Trobi formes de renovar el compromís dels seus aliats naturals. No descuidi els seus seguidors. Tingui’ls informats i demani’ls opinió sobre tot. Prepari un programa de comunicació.
• 34.- Jugui. Trobi companys de joc. Cerqui clients que vulgui “jugar” amb vosté.
• 41.- Domini la reunió dels 15 minuts. Una reunió d’assistència obligatòria i de 15 minuts de durada màxima a l’inici de la jornada. Les reunions de 15 minuts transmeten un potent missatge d’acció, claredat, brevetat, concisió i senzillesa.
• 46.- No perdi mai de vista a la comunitat d’usuaris.
• 48.- Cerqui un Sr. Seguiment que sigui tan apassionat com vostè (i que estimi l’administració). Dediqui temps a trobar un responsable del seguiment que comparteixi la seva passió i que tingui la capacitat adequada per a la següent fase del projecte.
• 49.- Col·loqui els seus “bitxos estranys” en llocs de l’empresa on puguin convertir-se en virus mutants que extenguin el seu punt de vista. Cal prestar atenció a l’equip fins al final, i garantir-los una continuïtat.

Resumint, volem tripular el nostre vaixell-pirata i guiar al nostre equip com entusiastes pirates?

Tenim sempre en ment al nostre equip, al client, als usuaris, proveïdors, ... en definitiva, a tots els implicats en el projecte?

I el mes important...
... cuidem el nostre equip?

No ho oblidem mai. Sense equip no hi ha projecte.

La Direcció de Projectes i el Codi Deontològic

Quan es parla de col·lectius professionals, sobretot vinculats a Col·legis Oficial i/o Professionals, es parla també del codi deontològic d'aquests professionals.
Segur que tots tenim en ment el "codi deontològic" dels metges, dels advocats,...
Per exemple, el Col·legi Oficial d'Enginyeria en Informàtica de Catalunya (http://www.coeic.org/) també té un codi deontològic que assumeixen els seus col·legiats com a Enginyers en Informàtica.

I els Directors de Projectes?

D'entrada caldria reconèixer si el rol/funció/... de Director de Projectes és o no una professió.
Tots tenim clar que és interdisciplinar, ja que pot aplicar a qualsevol titulació (enginyers, arquitectes, economistes,...), a qualsevol organització i a qualsevol àrea d'aquestes organitzacions (enginyeria, R+D, Sistemes d'Informació, Marketing, ....).

Així doncs, qui representa i/o agrupa els Directors de Projectes?
La resposta, des de fa ja uns anys, és el PMI, el Project Management Institute (http://www.pmi.org/).

En aquest article no vull parlar del PMI com a tal, sinó del seu capítol a Barcelona (http://www.pmi-bcn.org) i del Codi Deontològic que han aprovat.

A la seva web, es pot trobar el text complet del mateix, juntament amb informació de l'organització, les seves activitats,...
En tot cas, però voldria destacar un article d'aquest codi, el que fa referència a la seva relació amb els seus col·laboradors i treballadors (no podia ser un altre, en aquest weblog, oi?):

• Procurarà l'establiment d'unes condicions de treball adequades, s'ocuparà de promoure el seu desenvolupament professional, així com de generar oportunitats per a la seva promoció.
• Honesta i igualitàriament, acceptarà i oferirà la seva crítica professional, sense deixar per això de reconèixer al mateix temps les seves contribucions.
• Originades en relació amb els projectes que dirigeix, els advertirà de possibles conseqüències que puguin afectar-los, de les que tingui coneixement, siguin directes o indirectes, immediates o futures, positives o negatives.
• Procurarà protegir-los de forma eficaç de qualsevol dany físic, mental o moral.

Us recomano que li feu una lectura a tot el codi.

Les característiques d'un projecte sorprenent

En un article anterior, proposava diferent referències bibliogràfiques al voltant de la “Direcció de Projectes”.

Un dels llibres enumerats era el de Tom Peters, “50 claves para la Direcció de Proyectos” de l’editorial Deusto.

En aquest llibre, Tom Peters descriu “50 idees essencials” a l’hora de desenvolupar un projecte.

Sense entrar en aspectes “tècnics” ni centrar-se en tècniques específiques, Peters fa un repàs de les actituds, habilitats i comportament que tot Director de Projectes hauria de tenir per a garantir l’èxit dels seus projectes:

• atenció a l’equip i als “stakeholders”
• la importància de la planificació i el control de les fites
• la documentació
• la comunicació
• la gestió de les expectatives
• el tancament i traspàs d’un projecte
• ...
• i la passió.

I el millor de tot, és que ho fa amb un llenguatge planer, fent servir metàfores, i transmetent, alhora, la passió que recomana tinguin els Directors de Projectes.

Durant alguns articles mes, intentaré enumerar algunes d’aquestes claus, agrupant-les per temes o aspectes.

I per començar, deixeu-me que enumeri les característiques que, segons Peters, defineixen un Projecte Sorprenent:

• Provoca sorpresa
• Redefineix un problema de tal forma que els participants són recordats per ell deu anys després
• Es considerat un exit total, inclús per aquells que s’hi van oposar
• Es mesura en termes de bellesa, elegància, impacte i entusiasme dels usuaris, i proporciona enormes recompenses
• Comença per vostè

Durant les següents setmanes, anirem comentant aquestes claus, però de moment, quedem-nos en dues frases: “comença per vostè” i “elegància, impacte i entusiasme”.

Quantes vegades iniciem un projecte sense sentir la passió necessària, sense l’entusiasme que volem que es contagiï als usuaris i a l’equip?

Si nosaltres ja no som capaços d'il·lusionar-nos, difícilment ho podrem demanar als usuaris i encara menys, a l'equip de treball.