Les reunions s'han convertit en una eina fonamental per al treball en equip, la comunicació entre ells i la direcció de persones.Moltes de les decisions que es prenen a les empreses, és dins del marc de les reunions.
Ara bé, quans de nosaltres no ens trobem sovint amb la sensació de què estem perdent el temps en una reunió?
I si aquesta sensació sol ser generalitzada, què és el que fa que una reunió es converteixi en una pèrdua de temps?
En un interessant article, aparegut al Harvard Management Update, del mes d'octubre de 1998, hi ha una relació de les principals causes del perill d'una reunió:
- Falta de claredat respecte a la finalitat de la reunió
- Fites que es podrien aconseguir per mitjans diferents de la reunió
- Preparació inadequada
- Procés de decisió aleatori
- Precipitació en les conclusions
- Excés d'amor propi
- Seguiment insuficient
I si tenim clars els errors, que podem fer per millorar les nostres reunions?
Vet aquí una llista de consells a aplicar:
- Posar per escrit la finalitat de la reunió i els seus objectius, en una única frase el mes concreta possible
- Decidir qui ha de presidir la reunió i qui ha d'assistir-hi
- Determinar la modalitat de la reunió i adaptar l'estil de direcció
- Informar, per avançat, als participants, indicant a cadascú les raons per les quals se l'ha convocat i els resultat general esperat
- Establir l'hora, el lloc i la durada de la reunó
- Dur-la a terme en lloc on es puguin evitar les interrupcions
- La durada no pot anar mes enllà de les dues hores
- Distribuir per avançat l’ordre del dia entre tots els participants, indicant els quatre o cinc punts principals i el temps que es dedicarà a cadascun d’ells.
- Acordar l’ordre del dia a l’inici de la reunió
- Designar un secretari
- Nomenar a les persones que s’encarregaran de les diferents accions
Fàcil, no?
I llavors, per què no ho fem?
Bàsicament, per manca d’hàbit.
Doncs, adquirm-los ja i tots hi sortirem guanyant.
No hay comentarios:
Publicar un comentario