Un projecte es pot definir com un conjunt d’esforços, temporals i delimitats per uns costos, uns terminis i uns objectius finals, dedicats a crear un servei o producte únic.
El treball realitzat en un projecte s’acostuma a dividir en fases per a facilitar el seguiment i control. Aquestes fases determinen el cicle de vida del projecte.
En cadascuna d’aquestes etapes es duen a terme unes activitats, s’assoleixen unes fites i es generen uns lliuraments. També es defineix qui és el responsable de dur-ho a terme.
La naturalesa del projecte i l’equip de treball determinaran l’ús d’una metodologia de treball, ja sigui estàndard (per exemple, Métrica o Microsoft Solutions Framework), una adaptació d’aquesta o la creació d’una pròpia, per part de la pròpia empresa.
Independentment, però, del cicle de vida del projecte i la metodologia de treball, és necessari aplicar uns processos de gestió i direcció per a garantir la seva correcta execució, el que s’anomena la Direcció de Projectes.
La Direcció de Projectes es defineix, formalment, com l’aplicació d’un conjunt de coneixements, tècniques i eines per a garantir la correcta execució del treball planificat i l’abast dels objectius previstos.
Per a complir la seva tasca, el director de projectes ha de considerar diferents aspectes, des de dues vessants, els aspectes formals i els aspectes no estructurats.
D’una banda, els aspectes formals engloben:
- Els àmbits de gestió: abast, temps, costos, comunicació, riscs, qualitat, equip, contractacions i la integració tècnica
- Els procediments a dur a terme: definició de les activitats, creació del pressupost, pla de comunicació, pla de projecte, control del canvi, ...
- Les tècniques (Diagrames de Gantt i PERT, el mètode del Camí Crític o eines d’estimació d’esforços)
- i les eines de treball (sistemes gestors de projectes, repositoris documentals, plantilles de documents,...).
D’altra banda, els aspectes “no estructurats”, són tots aquells relacionats amb relacionats amb els coneixements, habilitats i competències, com per exemple, el lideratge i direcció d’un equip de treball, la comunicació, la resolució de conflictes, la gestió del temps,...
Finalment, aquesta direcció del projecte s’emmarca en una estructura organitzativa que pot facilitar o dificultar la gestió dels projectes, sobretot si són multidepartamentals.
Així, doncs, tot projecte contemplarà, d’una banda, la metodologia de treball necessària per a dur a terme la consecució del treball previst i l’assoliment dels objectius i abast definits, i de l’altra, la direcció executiva del mateix, responsable de la gestió de tots els àmbits i processos d’aquest.
A mes, en l’àmbit de les Tecnologies de la Informació, el paper d’aquesta direcció de projectes adquireix mes importància, donat que els projectes d’aquesta tipologia solen contemplar la participació d’equips:
- multidisciplinars (analistes funcionals, enginyers de programari, enginyers de productes, enginyers de sistemes,...)
- provinents de diferents empreses proveïdores (enginyeries de software, enginyeries de sistemes, proveïdors de programari i maquinari, ISPs – allotjament web i connectivitat,...)
L’adopció d’unes pràctiques comunes de Direcció de Projectes, en una organització, aporta diferents beneficis, tant a nivell dels equips de treball, com dels departament i de la companyia:
- Per a l’equip de treball: Disposar d’un marc de referència per a les activitats i processos de treball del projecte, ús d’eines i guies comunes per a la gestió dels projectes i facilitar la incorporació de nous membre a l’equip de treball.
- Per al departament: Disposar d’una guia comuna i estandarditzada per a la gestió de tots els projectes, unificació de criteris d’aplicació i seguiment i facilitar la incorporació i substitució de caps de projectes.
- Per a l’organització: Establiment de pràctiques comunes per al treball de tots els departaments i àrees, unificació de criteris de selecció i priorització dels projectes de l’organització, disposar d’una visió unificada i integrada de tots els projectes de la companyia i la informació relacionada (costos, temps, recursos,...), obtenir una credibilitat interna i externa i obtenció d’un estalvi de costos i disminució de les desviacions en els projectes.
En la majoria de les organitzacions, aquesta adopció de pràctiques i guies comunes, així com la coordinació i seguiment de tots els projectes que s’hi duen a terme, es sol implementar creant una oficina de projectes.
Només des de la visió unificada i independent de tots els departaments de l’organització es pot garantir l’eficient execució i seguiment dels projectes de l’organització.
Per tant, es pot concloure, que la direcció de projectes és molt mes que un conjunt de tècniques i pràctiques que es duen a terme en departaments com I+D, Sistemes d’Informació, Enginyeria o Producció.
Esdevé una important eina de gestió empresarial.
